Automezzi

La sezione Automezzi tiene sotto controllo i mezzi aziendali: chi li usa, i rifornimenti di gasolio o benzina, i problemi tecnici, le riparazioni e gli altri costi (tagliandi, gomme, assicurazione, bollo, pedaggi, multe…). Ogni registrazione indica il dipendente coinvolto e l'utente che l'ha inserita, così sai sempre chi ha fatto cosa su ogni mezzo.

Dove si trova

Nella barra in alto apri HR e presenze → Automezzi. La sezione fa parte del modulo HR e usa l'anagrafica dei dipendenti.

Permesso	Cosa consente
Lettura automezzi (fleet.read)	Vedere mezzi, schede, storico e report
Gestione automezzi (fleet.manage)	Creare e modificare mezzi; registrare utilizzi, rifornimenti, problemi e costi

Proprietario, Amministratore, Legale rappresentante e Responsabile HR hanno entrambi i permessi. Commercialista, Revisore e i ruoli in sola lettura hanno solo la lettura.

Elenco automezzi

La pagina mostra la fascia Mezzi, In uso ora, Problemi aperti e Scadenze 30 gg. Sotto trovi:

• Scadenze: assicurazione, bollo, revisione e tagliando scaduti (rosso) o in scadenza entro 30 giorni (giallo). Il tagliando a km compare quando mancano meno di 1.000 km.
• Problemi da risolvere: le segnalazioni aperte o in lavorazione di tutti i mezzi.
• Tabella mezzi: targa, tipo e alimentazione, conducente abituale e chi ha il mezzo in uso, km, scadenze e stato. Puoi filtrare per stato (Attivi, In riparazione, Fermi, Dismessi) e cercare per targa, nome o marca.

Come aggiungere un automezzo

1. Clicca «Nuovo automezzo».
2. Inserisci la Targa (obbligatoria, unica per azienda) e, se vuoi, un Nome interno (es. «Furgone cantiere 2»).
3. Indica Marca, Modello, Tipo, Alimentazione, Possesso (proprietà, leasing, noleggio) e i Km attuali.
4. Scegli il conducente abituale in Assegnato a.
5. Nella sezione Scadenze inserisci le date di Assicurazione, Bollo, Revisione e del Prossimo tagliando (data e/o km).
6. Clicca «Salva»: si apre la scheda del mezzo.

Mezzo venduto

Per un mezzo venduto o rottamato imposta lo stato Venduto/dismesso invece di eliminarlo: lo storico di costi e utilizzi resta consultabile.

Scheda del mezzo

In alto vedi stato, km, chi ha il mezzo in uso, il conducente abituale, carburante e costi dell'anno e il consumo medio (l/100 km, calcolato dai rifornimenti con i km). Le schede sotto organizzano lo storico:

Scheda	Contenuto
Cronologia	Tutto quello che è successo sul mezzo, dal più recente: prese e riconsegne, rifornimenti, problemi, interventi, con dipendente e utente che ha registrato
Utilizzi	Chi ha preso il mezzo, quando, con quanti km e per quale motivo
Rifornimenti	Data, km, litri, importo, prezzo al litro, distributore e metodo di pagamento
Problemi tecnici	Guasti e anomalie segnalati, con gravità e stato
Interventi e costi	Tagliandi, riparazioni, gomme, revisione, carrozzeria, assicurazione, bollo, pedaggi, multe, parcheggi, lavaggi

Il contachilometri del mezzo si aggiorna da solo con il valore più alto registrato (rifornimenti, utilizzi, interventi).

Presa e riconsegna del mezzo

1. Nella scheda Utilizzi scegli il Dipendente, controlla data/ora e Km alla partenza (proposti in automatico), indica il motivo o la destinazione e clicca «Registra presa».
2. Al rientro, nella stessa scheda compare Riconsegna: inserisci i Km alla riconsegna ed eventuali note (danni, pulizia) e clicca «Registra riconsegna».

Un mezzo può essere in uso da un solo dipendente alla volta: per assegnarlo a un altro registra prima la riconsegna. I km percorsi entrano nel report per mezzo e per dipendente.

Registrare un rifornimento

1. Apri la scheda Rifornimenti.
2. Inserisci Data, Km contachilometri, Litri e Importo (puoi usare la virgola: 85,40).
3. Il Dipendente è proposto in base a chi ha il mezzo in uso o al conducente abituale.
4. Indica Distributore, Pagamento (carta carburante, carta aziendale, contanti, anticipato dal dipendente) e se è un Pieno.
5. Clicca «Registra rifornimento».

Consumo medio

Per un consumo affidabile inserisci sempre i km a ogni rifornimento. Il calcolo usa i km tra il primo e l'ultimo rifornimento e i litri messi dopo il primo.

Segnalare un problema tecnico

1. Apri la scheda Problemi tecnici.
2. Descrivi il Problema (es. «spia motore accesa»), scegli la Gravità (Bassa, Media, Alta, Mezzo fermo) e chi lo ha segnalato.
3. Clicca «Segnala».
4. Quando il problema viene affrontato, cambia lo stato in In lavorazione, poi Risolto o Chiuso: puoi collegare l'intervento che lo ha risolto e aggiungere note. La data di risoluzione viene registrata in automatico.

Se il mezzo non è utilizzabile, imposta anche lo stato del mezzo su In riparazione con «Modifica».

Registrare un intervento o un costo

1. Apri la scheda Interventi e costi.
2. Scegli il Tipo (tagliando, riparazione, pneumatici, revisione, carrozzeria, assicurazione, bollo, pedaggi, multa, parcheggio, lavaggio, altro).
3. Inserisci Data, Descrizione, Importo, Km, Officina / fornitore e N. fattura / verbale.
4. Indica il Dipendente: per una multa chi guidava, per un intervento chi ha portato il mezzo in officina.
5. (Facoltativo) Inserisci la Prossima scadenza (data o km), ad esempio per il prossimo tagliando.
6. Clicca «Registra costo».

Per eliminare una registrazione sbagliata usa l'icona del cestino nella riga.

Dall'app dipendente

I dipendenti con accesso all'app (vedi Dipendenti) trovano la scheda Mezzi nell'area dipendente, sia nell'app sia da web. Da lì possono:

• Prendere un mezzo: scelgono il mezzo (quello assegnato a loro è già selezionato), confermano i km di partenza e il motivo. I mezzi già in uso da un collega o in riparazione non si possono scegliere.
• Riconsegnarlo: inseriscono i km di arrivo ed eventuali note (danni, pulizia, carburante basso).
• Registrare un rifornimento: km, litri, importo, distributore e come hanno pagato. Se hanno pagato di tasca propria, l'app ricorda di caricare lo scontrino anche in Spese per il rimborso.
• Segnalare un guasto: descrizione, gravità e km. La segnalazione compare subito tra i Problemi da risolvere del gestionale.
• Vedere le proprie registrazioni (utilizzi, rifornimenti, segnalazioni con il loro stato).

Il dipendente non vede costi, scadenze né le registrazioni dei colleghi. Nel gestionale le registrazioni fatte dall'app riportano «registrato da app dipendente».

Report automezzi

Da Automezzi clicca «Report» e scegli il periodo (di default dal 1° gennaio a oggi).

• Per automezzo: km percorsi, litri, carburante, altri costi divisi per tipo, totale, costo al km e consumo l/100 km, numero di problemi.
• Per dipendente: numero di utilizzi, km percorsi, carburante, costi attribuiti, multe e segnalazioni fatte.

Domande frequenti

Posso registrare i rifornimenti dall'app dipendente? Sì: dalla scheda Mezzi dell'area dipendente (vedi sopra). Dal gestionale e via API (/api/v1/fleet/*) restano disponibili tutte le funzioni.

Eliminare un mezzo cancella anche lo storico? Sì: utilizzi, rifornimenti, problemi e costi del mezzo vengono eliminati. Per conservare lo storico imposta lo stato Venduto/dismesso.

Il dipendente lascia l'azienda: cosa succede alle registrazioni? Restano associate al suo nome. Imposta il dipendente come Cessato: non comparirà più nelle scelte dei nuovi moduli.