Firma digitale e contratti

EXOfattura offre due strumenti di firma con valore secondo il regolamento europeo eIDAS:

• Firma documenti: firmi tu i tuoi file (PDF, XML, fatture PA…) con la firma digitale qualificata o il sigillo elettronico, e scarichi il file firmato;
• Contratti: mandi un contratto in PDF al cliente, che lo firma con firma elettronica eIDAS confermata da un codice OTP via SMS.

Sono strumenti diversi dalla firma grafica su schermo usata per accettare preventivi o firmare DDT alla consegna: per quella vedi Firma e accettazione documenti.

Firma documenti (firma qualificata)

Dove si trova

Firma digitale → Firma documenti (pagina Firma digitale). Serve il permesso di modifica delle impostazioni e la funzione di firma qualificata attiva sul tuo account. Ti serve anche un certificato di firma (dispositivo Namirial) con username e PIN; i certificati si richiedono da Sistema → Impostazioni, scheda eSignature.

In alto la fascia riepiloga Firme, Firmate, In corso e Con errori.

Note

Se compare «Ambiente Sandbox» stai usando l'ambiente di prova: puoi lasciare vuoti username e PIN e i file firmati non hanno valore legale.

Come firmare uno o più documenti

Il riquadro Nuova firma ha tre passaggi.

1. Documenti: trascina i file nel riquadro o clicca per sceglierli. Puoi selezionarne più di uno: vengono firmati in un'unica richiesta (con un solo OTP, se richiesto).

2. Formato firma: scegli il formato del file firmato.

   Formato	File prodotto	Quando usarlo
   CAdES	.p7m	Busta firmata: tipico per fatture PA e allegati
   PAdES	.pdf	Firma dentro il PDF, leggibile con qualsiasi lettore PDF
   XAdES	.xml	Documenti XML strutturati
   PKCS#1	.p1	Casi tecnici avanzati

3. Credenziali e OTP: scegli la modalità di firma, poi inserisci Username dispositivo e PIN / password.

   Modalità	Come funziona
   Automatica (senza OTP)	Firma senza codice aggiuntivo
   Con OTP (app Namirial)	Inserisci anche il Codice OTP generato dall'app OTP Namirial
   Sigillo elettronico	Firma a nome dell'azienda anziché di una persona

   Il campo ID certificato è facoltativo: serve solo se hai più certificati.

4. Clicca «Firma documenti».

Se tutto va a buon fine compare il messaggio «Documento firmato. Scaricalo dalla cronologia.».

Cronologia e stati

Il riquadro Cronologia elenca le firme con Documento (nome del file, tipo di firma e formato), Data e Stato. Se c'è stato un errore, il messaggio compare sotto il nome del file.

Stato	Significato
Completata / Firmata	Il file firmato è pronto
In attesa di firma	La firma deve ancora essere completata
In elaborazione / In validazione	Il servizio di firma sta lavorando
Errore	La firma non è riuscita: leggi il messaggio e riprova
Annullata, Scaduta, Rifiutata	La richiesta non è più valida

Azioni sulla riga:

• «Scarica»: scarica il file firmato;
• menu ⋯ → «Scarica ZIP evidenze»: documento firmato, audit trail ed evidenze in un unico archivio;
• «Aggiorna» (finché il file firmato non è pronto): chiede di nuovo lo stato al servizio di firma.

Contratti (firma del cliente)

Dove si trova

Vendite → Contratti. Serve il permesso sui contratti (di norma Proprietario, Amministratore, Commerciale; l'Operatore può creare e inviare ma non annullare; Commercialista e profili di sola lettura possono solo consultare e scaricare) e la funzione di firma elettronica eIDAS attiva sul piano.

Ogni invio in firma consuma 1 credito firma eIDAS. Il saldo e l'acquisto dei pacchetti sono in Sistema → Impostazioni, scheda eSignature (oppure Abbonamento): vedi Piani e abbonamento.

L'elenco dei contratti

La fascia in alto mostra Contratti, Bozze, In firma, Firmati ed Errori / scaduti. La tabella riporta Titolo, Cliente, Firmatario (con il cellulare), Creato e Stato. Clicca sulla riga o su «Apri» per il dettaglio. I contratti creati da un'integrazione esterna riportano la dicitura «Da API».

Stato	Significato
Bozza	Contratto caricato, non ancora inviato
In firma	Inviato al firmatario, in attesa della firma
Firmato	Il cliente ha firmato
Errore	Invio o firma non riusciti: puoi reinviarlo
Scaduto	Il firmatario non ha firmato in tempo
Annullato	Hai annullato il contratto

Come creare un contratto

1. Clicca «Nuovo contratto».
2. Scrivi il Titolo (es. «Contratto di servizio 2026»).
3. In Cliente cerca per nome o partita IVA (almeno 2 caratteri) e selezionalo.
4. Controlla Nome firmatario (precompilato dal cliente) e Cellulare (OTP SMS): è obbligatorio, perché il codice di conferma arriva via SMS.
5. In Documento PDF scegli il file (solo PDF).
6. Clicca «Salva contratto». Il contratto resta in Bozza.

Come inviarlo in firma

1. Apri il contratto (breadcrumb Contratti / Dettaglio).
2. Clicca «Invia in firma». Il firmatario riceverà l'OTP via SMS.
3. Il contratto passa a In firma e compare «Apri link firma»: apre la pagina di firma, di cui puoi copiare l'indirizzo per mandarlo al firmatario.

Lo stato si aggiorna da solo quando il cliente firma. Per controllarlo subito usa Altro → «Aggiorna stato».

Scaricare il contratto firmato

Quando lo stato è Firmato:

• «Scarica firmato»: il PDF firmato;
• Altro → «Scarica audit trail»: il registro delle operazioni di firma (date, OTP, verifiche), da conservare con il contratto;
• Altro → «Scarica originale (PDF)»: il file caricato all'inizio (disponibile in qualsiasi stato).

Sotto la barra azioni la fascia riepilogo mostra Cliente, Firmatario, Creato e Firmato (data di firma); il riquadro Dettagli riporta cellulare, nome del file e origine (Gestionale o API).

Annullare un contratto

Per un contratto in Bozza, In firma o Errore apri Altro → «Annulla contratto» e conferma. Il link di firma smette di funzionare.

Suggerimento

Se l'invio va in Errore (ad esempio per un cellulare sbagliato), correggi il dato e clicca di nuovo «Invia in firma».

Firma eIDAS su preventivi e ordini

Con la firma elettronica eIDAS attiva puoi chiederla anche dal dettaglio di preventivi e ordini (opzione Firma eIDAS, con il cellulare del firmatario). Anche queste firme consumano 1 credito. Vedi Preventivi e Ordini.

Vedi anche

• Firma e accettazione documenti
• Piani e abbonamento
• Clienti