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Firma e accettazione documenti

EXOfattura ti permette di mandare al cliente un link sicuro con cui può accettare un documento, firmarlo sullo schermo del telefono o del computer oppure, per preventivi e ordini, firmarlo con firma eIDAS. Ogni passaggio viene registrato.

Terminologia

  • Accettazione elettronica: il cliente dichiara di aver preso visione e di accettare il documento, senza firma grafica.
  • Firma elettronica semplice (firma sul documento): il cliente disegna la firma sullo schermo; il sistema registra nome, data e ora e dati tecnici di accesso.
  • Firma eIDAS: firma con verifica tramite codice via SMS al cellulare del firmatario, con PDF firmato e report delle evidenze. Consuma crediti ed è disponibile solo sui piani che la prevedono.
  • Accettazione e firma sul documento non sono una firma digitale qualificata.

Quali documenti e da dove

Documento Dove si avvia Tipi disponibili Effetto
Preventivo Pulsante «Conferma / firma» (stato Bozza o Inviato) Accettazione senza firma, Link con firma sul documento, Firma eIDAS Il preventivo passa ad Accettato
Ordine cliente (creato senza preventivo) Riquadro Conferma / firma cliente Genera link conferma, Genera link con firma sul documento, Firma eIDAS L'ordine risulta Confermato
Rapportino Pulsante «Genera link firma» (rapportino Completato) Firma sul documento Il rapportino passa a Firmato
DDT Riquadro Azioni → «Genera link firma» (DDT Emesso o In transito) Firma di consegna con esito Il DDT passa a Consegnato

Le commesse sono documenti interni e non prevedono la firma del cliente.

Procedura per l'operatore

Preventivo

  1. Apri il preventivo e clicca «Conferma / firma».
  2. In Tipo link scegli Accettazione senza firma, Link con firma sul documento oppure Firma eIDAS. Per l'eIDAS indica il Cellulare firmatario (OTP SMS): se manca in anagrafica, quello inserito viene salvato sul cliente.
  3. In Invio al cliente spunta Email e/o WhatsApp per mandarlo subito, oppure lascia vuoto per generare solo il link.
  4. Clicca «Genera link» (il testo diventa «Invia link», «Avvia firma eIDAS» o «Avvia firma eIDAS e invia» in base alle scelte).
  5. Il Link conferma preventivo compare in cima al dettaglio con il pulsante «Copia».

Ordine cliente

  1. Apri l'ordine: nella colonna di destra trovi Conferma / firma cliente.
  2. Clicca «Genera link conferma», «Genera link con firma sul documento» (il PDF dell'ordine include lo spazio firma) oppure, se disponibile, «Firma eIDAS (N crediti)» dopo aver indicato il cellulare del firmatario.
  3. Copia il Link conferma ordine che compare in cima al dettaglio con «Copia».

Rapportino e DDT

  1. Clicca «Genera link firma».
  2. Copia il link dal messaggio di conferma che compare in alto («Link generato: …» per il DDT, «Link firma generato: …» per il rapportino) e mandalo al cliente, oppure aprilo sul suo telefono al momento della consegna.

Se il cliente non ha email o cellulare in anagrafica, la relativa opzione di invio risulta disattivata: completa prima l'anagrafica cliente.

Cosa vede il cliente

  1. Apre il link e vede l'anteprima del documento.
  2. Spunta «Dichiaro di aver preso visione del documento e di accettare le condizioni indicate».
  3. Inserisce Nome e cognome.
  4. Per i DDT sceglie l'Esito consegna — Consegnato, Consegnato con riserva, Consegna parziale, Rifiutato — e può aggiungere delle Note.
  5. Se è richiesta la firma, la disegna sullo schermo.
  6. Se l'azienda l'ha previsto, può essere raccolta la posizione GPS (facoltativa).
  7. Clicca «Conferma firma» o «Conferma accettazione»; in alternativa può cliccare «Rifiuta documento».

Se il cliente rifiuta un preventivo, questo passa a Rifiutato.

Stato della firma nel documento

Nel dettaglio di preventivi e ordini compare il riquadro Firma e accettazione elettronica (o Firma eIDAS) con:

  • lo stato: Da inviare, Inviato, Visualizzato, Accettato, Firmato, Completato, Rifiutato, Scaduto, Revocato;
  • Provider, Scadenza del link, Visualizzato (sì/no), Firmato (data e ora);
  • la Timeline degli eventi;
  • per la firma eIDAS, i dati del firmatario e i pulsanti «PDF firmato», «Audit trail» e «ZIP evidenze».

Nel DDT firmato compare il riquadro Firma consegna con nome del firmatario, data e immagine della firma.

  • Il link contiene un codice casuale, non il numero del documento.
  • Ha una scadenza (di norma 72 ore).
  • Se modifichi il documento dopo aver generato il link, la richiesta in corso viene annullata: genera un nuovo link.

Attenzione

Controlla dati e importi prima di generare il link: dopo l'accettazione o la firma il documento non è più modificabile senza una nuova revisione.

Suggerimento

Per le consegne in cantiere apri il link direttamente sul telefono del referente del cliente: eviti errori di digitazione e chiudi la consegna sul posto.

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