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Note e Promemoria

Note e Promemoria è la memoria operativa del team: annotazioni interne, post-it, checklist, promemoria con data e informazioni da conservare, collegabili anche a preventivi, ordini e prodotti. È una cosa diversa dal campo Note che si stampa su preventivi, fatture e DDT: queste note restano interne e il cliente non le vede.

Dove si trova

Panoramica → Note e Promemoria (serve il permesso di lettura delle note). In alto a destra della pagina trovi:

Pulsante Cosa apre
«Board» La bacheca dei post-it colorati
«Promemoria» I tuoi promemoria programmati e inviati
«Cerca» La ricerca in titolo, contenuto e tag
«Archiviate» Le note archiviate, ripristinabili
«Nuova nota» Il modulo di creazione

L'elenco delle note

La fascia in alto riepiloga Note, Fissate, Con scadenza e Priorità alta/urgente. La tabella mostra Titolo (con l'icona puntina se fissata e l'eventuale scadenza), Tipo, Priorità, Tag, Aggiornata e il pulsante «Modifica». Clicca sul titolo per aprire la nota.

Tipi di nota

Tipo Uso
Nota Testo libero (puoi usare la formattazione Markdown)
Promemoria Nota con data e ora di scadenza
Post-it Annotazione breve e colorata, visibile nella Board
Checklist Elenco di attività
Commento interno Osservazione operativa su un documento
Scheda conoscenza Informazione stabile da conservare per il team

Come creare una nota

  1. Clicca «Nuova nota».
  2. Compila Titolo, Tipo e Contenuto (Markdown). Per menzionare un collega scrivi @nome: riceverà una notifica.
  3. Scegli Visibilità, Priorità (Bassa, Normale, Alta, Urgente), Colore (post-it) e, se serve, la Scadenza.
  4. Spunta i Tag utili.
  5. Se vuoi, spunta Fissa nota (resta in evidenza) o Privata.
  6. Clicca «Crea nota».

Visibilità

Impostazione Chi può leggere
Privata Solo tu (e gli utenti autorizzati)
Azienda Gli utenti dell'azienda con permesso di lettura
Utenti selezionati Solo gli utenti scelti
Utenti entità collegata Chi ha accesso al documento o all'anagrafica collegata

Attenzione

Le note interne non sostituiscono il campo Note del documento fiscale: quello compare nel PDF, queste no.

Il dettaglio di una nota

Aprendo una nota vedi tipo, priorità, visibilità, scadenza e il contenuto. In alto trovi «Fissa», «Archivia» e «Modifica». Nella pagina ci sono anche questi riquadri:

  • Checklist (per le note di tipo checklist): mostra l'avanzamento in percentuale. Clicca la casella accanto a un'attività per spuntarla (o togliere la spunta): le attività fatte appaiono barrate. Per aggiungerne una scrivi una Nuova attività e clicca «Aggiungi». Le attività si possono spuntare anche dai sistemi collegati tramite API (vedi Appendice).
  • Allegati: scegli un file e clicca «Carica».
  • Promemoria: vedi sotto.
  • Revisioni: l'elenco delle versioni salvate della nota, con data.

Come impostare un promemoria

  1. Apri la nota.
  2. Nel riquadro Promemoria scegli data e ora.
  3. Scegli la ricorrenza: Una tantum, Giornaliero, Settimanale o Mensile.
  4. Scegli i canali: Interno (notifica in EXOfattura) e, se vuoi, Email.
  5. Clicca «Imposta promemoria».

Alla scadenza ricevi l'avviso nelle Notifiche (e per email, se scelto). La pagina Promemoria elenca tutti i promemoria con Quando, Ricorrenza e Stato (Programmato, Inviato, Annullato).

Board post-it

La Board mostra le note di tipo post-it come foglietti colorati (giallo, blu, verde, rosso, viola, grigio). Se non ce ne sono, usa il collegamento Aggiungi un post-it.

Note collegate ai documenti

Nelle schede di preventivi, ordini e prodotti trovi il riquadro Note collegate, con il numero di note, quelle fissate, i promemoria in arrivo e le ultime note. Clicca «Aggiungi nota» per crearne una già collegata, oppure «Vedi tutte» per l'elenco completo.

Cercare e archiviare

  • Cerca: scrivi un termine e clicca «Cerca»; la ricerca guarda titolo, contenuto e tag.
  • Archivia: dal dettaglio della nota. Le note archiviate si trovano in Archiviate e tornano attive con «Ripristina».

Note e Promemoria e altri strumenti

Note e Promemoria Campo Note del documento Centro Comunicazioni Collaborazione
Scopo Memoria interna del team Testo ufficiale nel PDF Messaggi al cliente Modifica simultanea dei documenti
Visibile al cliente No Sì Sì No

Permessi

Ruolo Cosa può fare
Operatore, Commerciale, Magazziniere Leggere, creare e modificare note
Commercialista Leggere e annotare
Sola lettura Solo consultare le note condivise
Proprietario, Amministratore Tutte le operazioni

Il ruolo Cliente non vede le note interne.

Vedi anche