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Centro Comunicazioni

Il Centro Comunicazioni raccoglie in un unico posto tutti i messaggi che EXOfattura invia ai clienti: email, PEC, WhatsApp e SMS. Qui configuri i canali della tua azienda, scrivi i testi (template), imposti invii automatici e solleciti di pagamento e controlli l'esito di ogni invio. Ogni azienda ha la propria configurazione.

Dove si trova

Sistema → Comunicazioni (oppure Sistema → Impostazioni, scheda Centro Comunicazioni). Serve il permesso di gestione delle comunicazioni (di norma Proprietario e Amministratore).

La pagina principale mostra:

  • Provider attivi: per ogni canale, se è Attivo o Non configurato;
  • Collegamenti rapidi: Configura email SMTP, Configura PEC aziendale, Configura WhatsApp, Configura SMS, Solleciti automatici fatture, Auto-invio SDI, Gestisci template per caso d'uso, Gestisci regole automatiche, Visualizza log invii, Impostazioni azienda.

In alto a destra trovi anche i pulsanti «Template», «Regole» e «Log».

Configurare i canali

Email SMTP

È la casella da cui partono fatture, preventivi e solleciti via email.

  1. Clicca Configura email SMTP.
  2. Attiva Abilita invio email da questa azienda.
  3. Compila Host SMTP, Porta (di solito 587), Utente SMTP, Password SMTP e Crittografia (TLS, SSL o Nessuna). I dati te li fornisce il tuo provider di posta.
  4. Indica Mittente (email) e Nome mittente (quello che vedrà il cliente).
  5. Clicca «Salva configurazione SMTP».
  6. Nel riquadro Invia email di prova clicca «Invia test SMTP»: arriva un messaggio di prova all'indirizzo del tuo account.

Un riquadro verde conferma «Email SMTP aziendale configurata e abilitata». Se manca qualcosa compare un avviso giallo.

Note

La password non viene mai mostrata: per lasciarla invariata lascia vuoto il campo.

PEC aziendale

Serve per inviare documenti e solleciti con valore legale.

  1. Clicca Configura PEC aziendale.
  2. Attiva Abilita invio PEC da questa azienda.
  3. Compila Host SMTP PEC, Porta (di solito 465), utente, password, Crittografia (di solito SSL), Mittente (PEC) e Nome mittente.
  4. Clicca «Salva configurazione PEC» e poi «Invia test PEC».

WhatsApp

Per inviare documenti via WhatsApp serve il plugin WhatsApp mensile, che si attiva da Abbonamento (pulsante «Attiva da Abbonamento»). I messaggi di prova invece sono sempre possibili.

  1. Clicca Configura WhatsApp.
  2. Attiva Abilita invio WhatsApp per questa azienda.
  3. Compila URL base API, Token API (Bearer) e Session JID / numero linea (il numero della linea WhatsApp, senza il +), più l'eventuale Timeout (secondi).
  4. Clicca «Salva configurazione WhatsApp».
  5. Nel riquadro Invia messaggio di prova inserisci un numero e clicca «Invia test WhatsApp».

SMS

Gli SMS usano i crediti Exobyte SMS: ogni segmento (fino a 160 caratteri) consuma 1 credito. Nella pagina Configura SMS trovi:

  • il saldo crediti e i pulsanti per acquistare un pacchetto;
  • Ultimi utilizzi e movimenti (acquisti, invii, rimborsi);
  • SMS inviati, con destinatario, stato e anteprima;
  • STOP: i numeri che hanno risposto STOP e non riceveranno più SMS.

Gli SMS contengono un link al documento, non il PDF allegato.

Impostazioni azienda

Con Impostazioni azienda (pagina Impostazioni Centro Comunicazioni) scegli:

  • Canali abilitati: Email, PEC, WhatsApp, SMS;
  • Retry predefinito: quante volte riprovare in caso di errore temporaneo;
  • Timeout job (secondi): tempo massimo per elaborare un invio.

Template per caso d'uso

I template definiscono oggetto e testo dei messaggi in base allo scopo, non al singolo documento. Apri Gestisci template per caso d'uso (pagina Template comunicazioni).

Come creare o modificare un template

  1. Nel riquadro Nuovo template compila Nome.
  2. Scegli il Caso d'uso e il Canale.
  3. Scrivi Oggetto (email e PEC) e Corpo. Puoi inserire le variabili elencate sotto il campo (es. {{customer_name}}).
  4. Lascia spuntato Attivo.
  5. Clicca «Anteprima» per vedere il messaggio con dati di esempio, poi «Salva».

Nell'elenco Template esistenti ogni riga ha «Anteprima», «Modifica» e, nel menu ⋯, «Elimina».

All'invio di email e PEC viene applicato automaticamente un layout con logo e colore della tua azienda.

Caso d'uso Quando si usa
Invio documento Copia di fattura o altro documento
Invio preventivo Invio del preventivo al cliente
Richiesta firma / accettazione Link per firmare o accettare un documento
Richiesta accettazione documento Accettazione senza firma
Richiesta presa visione Conferma di lettura
Sollecito pagamento Promemoria di scadenza
Sollecito formale Sollecito con tono più formale
Avviso sospensione servizi Mancato pagamento con sospensione
Ultimo avviso / messa in mora Ultimo passaggio prima delle vie legali
Invito utente Invito di un collega in piattaforma
Messaggio generico Uso libero

Variabili principali

Variabile Significato
{{customer_name}} Nome o ragione sociale del cliente
{{company_name}} Ragione sociale della tua azienda
{{invoice_number}}, {{invoice_date}}, {{invoice_total}} Numero, data e totale fattura
{{quote_number}}, {{order_number}}, {{ddt_number}} Numero preventivo, ordine, DDT
{{payment_due}} Scadenza di pagamento
{{payment_iban}}, {{payment_link}}, {{payment_info}} Dati per il pagamento
{{document_link}} Link al PDF del documento
{{signature_link}} Link per firmare o accettare
{{tracking_code}} Codice di tracciamento spedizione

L'elenco completo è sempre visibile sotto il campo Corpo.

Regole automatiche

Le regole inviano un messaggio quando succede un evento, senza intervento manuale. Apri Gestisci regole automatiche (pagina Regole automatiche).

  1. In Nuova regola scegli l'Evento (es. Fattura creata, Fattura inviata, DDT consegnato, Spedizione consegnata, Rapporto intervento completato, Scorte sotto soglia…).
  2. Scegli il Canale (Email, PEC, WhatsApp, SMS).
  3. Scegli il Template oppure lascia — predefinito —.
  4. Spunta PDF per allegare il documento e/o Link per inserire il link.
  5. Spunta Attiva e clicca «Aggiungi regola».

Le regole compaiono in Regole configurate con stato Attiva o Disattivata; con «Elimina» le rimuovi.

Attenzione

Controlla che il canale scelto sia configurato e che il cliente abbia il recapito giusto (email, PEC o cellulare).

Solleciti automatici fatture

Per una sequenza completa di solleciti (avviso prima della scadenza, avvisi dopo la scadenza, PEC finale) usa Solleciti automatici fatture (pagina Solleciti automatici), non le singole regole.

  1. Attiva Attiva solleciti automatici.
  2. Scegli il Canale soft (pre-scadenza e avvisi): Auto (email → WhatsApp → SMS), Solo email, Solo WhatsApp o Solo SMS. Sotto vedi quali canali sono configurati.
  3. Attiva Avviso pre-scadenza e indica i Giorni prima della scadenza.
  4. Imposta Avvisi dopo la scadenza (quanti) e Ogni quanti giorni, più l'Ora esecuzione (indicativa).
  5. Se vuoi, attiva Dopo gli avvisi, invia PEC finale (valore legale) e indica i Giorni a sospensione servizio (nel testo). Con «Personalizza testo PEC» modifichi oggetto e testo (solo testo) con anteprima; «Ripristina default» torna al testo standard.
  6. Scegli se Allega PDF fattura e/o Includi link al documento.
  7. Clicca «Salva solleciti».

Il riquadro Anteprima timeline mostra la sequenza risultante (es. «Giorno −3: avviso pre-scadenza», «Giorno 0: 1° avviso formale»…).

I solleciti riguardano le fatture non pagate o pagate in parte, comprese le rate già emesse come fattura. Quando la fattura risulta pagata, i solleciti si fermano.

Nella scheda della fattura compare il riquadro Solleciti automatici con lo stato (pre-scadenza, avvisi inviati, PEC finale) e il pulsante «Escludi da automatici»; per una fattura esclusa trovi «Riattiva».

Note

Con i solleciti automatici attivi, le regole sull'evento Fattura scaduta non inviano solleciti, per evitare messaggi doppi.

Invio automatico allo SDI

Dalla scheda SDI delle impostazioni (o dal collegamento Auto-invio SDI) puoi far trasmettere automaticamente allo SDI le fatture dopo la conferma:

  1. Attiva Attiva (default OFF).
  2. Indica il Ritardo e l'Unità (Minuti, Ore, Giorni). Con 0 l'invio entra subito in coda.
  3. Clicca «Salva».

L'invio programmato si annulla dalla scheda fattura, oppure da solo se riapri, elimini o trasmetti a mano la fattura. Vale anche per le rate già confermate.

Invio manuale da documento

Dalla scheda di un documento (fattura, preventivo…):

  1. Clicca «Invia documento» oppure, per una fattura scaduta o non pagata, «Sollecito» nel menu Altro.
  2. Se richiesto, scegli il Tipo comunicazione (caso d'uso).
  3. Scegli il Canale di invio: WhatsApp, SMS, Email o PEC. Compaiono solo i campi necessari (destinatario email, numero WhatsApp o numero SMS).
  4. Conferma con «Invia» o «Invia sollecito».

Il testo viene preso dal template del caso d'uso. I canali non configurati sono disattivati, con il collegamento per configurarli.

Log invii

Visualizza log invii (pagina Log invii) mostra lo storico di tutti i messaggi: Data, Canale, Provider, Destinatario, Evento, Stato. Usa le schede Tutti / Inviato / Fallito e il filtro per canale per trovare messaggi non recapitati o credenziali scadute.

Centro Comunicazioni e SDI

Centro Comunicazioni SDI
Scopo Copia leggibile, solleciti, avvisi Obbligo fiscale della fattura elettronica
Canali Email, PEC, WhatsApp, SMS Sistema di Interscambio
Sostituisce lo SDI? No —

L'invio di una copia al cliente non sostituisce la trasmissione allo SDI.

Messaggi di errore comuni

Situazione Causa probabile Cosa fare
Canale disattivato nella finestra di invio Canale non configurato Configuralo dal Centro Comunicazioni
«Nessun canale disponibile» Nessun canale configurato o consentito Configura almeno Email o PEC
Destinatario mancante Cliente senza email, PEC o cellulare Aggiorna l'anagrafica cliente
«WhatsApp non consentito per questo cliente» Preferenze del cliente Usa un altro canale
Saldo SMS esaurito Crediti finiti Acquista un pacchetto nella pagina SMS
Invio Fallito nel log Credenziali o provider Ricontrolla i dati e rifai il test

Vedi anche