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Serie documentali

Le serie documentali stabiliscono come vengono numerati i documenti: fatture, fatture PA, note di credito, preventivi, ordini, DDT, proforma, rapporti di intervento, autofatture e così via. Per ogni tipo di documento puoi avere più serie (es. una per il negozio e una per l'e-commerce) e una predefinita, proposta in automatico quando crei un documento.

Dove si trova

Sistema → Serie documenti (oppure Sistema → Impostazioni, scheda Serie documenti). Per consultare serve il permesso di lettura delle serie; per creare, modificare o eliminare servono i permessi corrispondenti (di norma Proprietario e Amministratore).

L'elenco delle serie

In alto puoi filtrare per tipo con il menu Tutti i tipi e cliccare «Filtra» («Azzera» toglie il filtro).

Colonna Significato
Serie Nome della serie e tipo di documento. Badge Predefinita se è quella proposta di default; badge FiC se è stata allineata da Fatture in Cloud
Codice Codice interno della serie (es. POS)
Ambito Azienda corrente oppure tutte le aziende dell'account
Reset Quando il contatore riparte: Mai, Annuale, Mensile, Personalizzato
Ultimo Ultimo numero assegnato
Prossimo Numero che riceverà il prossimo documento
Stato Attiva o Disattivata

Sulla riga trovi «Modifica» e, nel menu ⋯, «Imposta predefinita», «Duplica» ed «Elimina» (o «Rimuovi» per una serie disattivata).

Come creare una nuova serie

  1. Clicca «Crea nuova serie» in alto a destra.

  2. Compila i campi:

    Campo Cosa indicare
    Tipo documento Fattura, Fattura PA, Nota di credito, Preventivo, DDT…
    Nome Nome descrittivo (es. «Negozio», «Web», «PA»)
    Codice Solo lettere maiuscole, numeri e trattino basso (es. WEB). Non si può cambiare dopo
    Prefisso / Suffisso Testo prima o dopo il numero (facoltativi)
    Padding Quante cifre minime (es. 3 → 001)
    Ultimo usato Ultimo numero già usato: il prossimo sarà questo valore + 1
    Separatore /, -, _ oppure nessuno
    Anno e Posizione anno Se inserire l'anno (YY o YYYY) prima o dopo il numero
    Reset contatore Mai, Annuale, Mensile o Personalizzato (con Mese reset e Giorno reset)
    Ambito Azienda corrente, un'azienda specifica, oppure Globale tenant (tutte le aziende)
    Predefinita Spunta per renderla la serie proposta di default per quel tipo

  3. Controlla il riquadro Anteprima prossimo numero.

  4. Clicca «Crea serie».

Come cambiare la serie predefinita

Nel menu ⋯ della serie desiderata (deve essere attiva) clicca «Imposta predefinita». In alternativa apri «Modifica» e spunta Predefinita.

In modifica trovi anche la casella Attiva: togliendola, la serie non viene più proposta.

Duplicare o eliminare una serie

  • «Duplica» crea una copia: indica un Nuovo codice e, se vuoi, un nuovo Nome.
  • «Elimina»: se la serie ha già numerato dei documenti viene solo disattivata, così lo storico resta coerente. Una serie già disattivata si può rimuovere definitivamente.

Tipi documento scoperti

Se elimini o disattivi la serie predefinita di un tipo, compare l'avviso rosso «Attenzione: tipi documento scoperti» (e una finestra «Serie predefinita mancante»). Finché non imposti un'altra serie attiva come predefinita, o ne crei una nuova, non puoi numerare correttamente quei documenti.

Attenzione

Cambiare l'ultimo numero usato o creare nuove serie a metà anno va concordato con il commercialista, per mantenere la continuità della numerazione fiscale.

Suggerimento

Se importi i dati da Fatture in Cloud, a fine import i progressivi vengono allineati ai sezionali di Fatture in Cloud (badge FiC). Vedi Import dati.

Vedi anche