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Assistente AI

L'Assistente AI è una chat integrata nel gestionale. Gli scrivi in italiano, come faresti con un collega: ti risponde con i dati reali della tua azienda, ti spiega come fare un'operazione, prepara preventivi e fatture compilando il modulo per te e ti porta alla pagina giusta.

Dove si trova

Il pulsante «Assistente AI» è in basso a destra, in tutte le pagine. Su telefono e tablet la chat si apre a tutto schermo.

Note

L'assistente è disponibile se è incluso nel tuo piano e se il tuo ruolo ha il permesso di usarlo. Se il pulsante non compare, chiedi all'amministratore. Se compare la scritta «Non configurato», il servizio non è ancora attivo per il tuo account.

Cosa sa fare

Consultare i tuoi dati

Risponde usando i dati dell'azienda attiva, nei limiti dei permessi del tuo ruolo. Ad esempio:

  • vendite: fatturato del mese o dell'anno e confronto con il periodo precedente, fatture, preventivi, ordini, commesse, rapportini, note di credito, anteprima della fatturazione di fine mese;
  • clienti: migliori clienti, estratto conto di un cliente, clienti con fatture insolute, crediti per cliente;
  • acquisti: fatture passive da pagare, quanto hai speso (anche per fornitore o per tipo di prodotto), note spese;
  • scadenze e banca: scadenze in arrivo o scadute, conti, movimenti, proposte di riconciliazione;
  • magazzino: giacenze, prodotti sotto scorta, ultimi movimenti, margini;
  • IVA e contabilità: riepilogo IVA per aliquota, riepilogo contabile, metodi di pagamento usati;
  • logistica, personale e comunicazioni: spedizioni e tracking, dipendenti, presenze e assenze, invii di email e solleciti, note e promemoria.

Spiegarti le procedure

Chiedigli «Come creo una nota di credito?» o «Dove imposto il logo?»: ti risponde passo per passo, con i percorsi di menu e i collegamenti alle pagine. Risponde anche a domande fiscali generali (ad esempio le aliquote IVA ordinarie e ridotte), che restano comunque da verificare con il commercialista.

Preparare documenti

Puoi chiedergli di preparare un preventivo, una fattura, un ordine, un DDT, un cliente, un prodotto, una nota spese, una nota di credito da una fattura o una nota. L'assistente apre il modulo e lo precompila (cliente, righe, note…); in alto compare l'avviso «Campi precompilati dall'assistente — controlla e salva tu». Controlli i campi, correggi se serve e salvi tu.

Aprire le pagine

Se gli chiedi di andare da qualche parte («apri le fatture scadute», «portami allo scadenziario»), apre la pagina per te.

Come si usa

  1. Clicca «Assistente AI».
  2. Scrivi la domanda nel campo in basso e premi Invio (con Maiusc+Invio vai a capo). In alternativa clicca la freccia «Invia».
  3. Mentre lavora, l'assistente mostra i passaggi in corso (ad esempio «Consulto i dati del gestionale»). Se ci mette troppo o hai cambiato idea, clicca «Interrompi».
  4. Leggi la risposta: può contenere elenchi, tabelle e collegamenti cliccabili alle pagine del gestionale.

Quando apri la chat, sotto il messaggio di benvenuto trovi alcune domande suggerite in base alla pagina in cui ti trovi (ad esempio in Fatture: «Quali fatture sono scadute?»).

Pulsanti della chat

Pulsante Cosa fa
Cronologia chat (orologio) Mostra le Conversazioni recenti: clicca una conversazione per riaprirla
Nuova chat (+) Inizia una conversazione nuova
Riduci (–) Chiude il pannello; la conversazione resta disponibile

Da computer puoi ridimensionare il pannello trascinandone il bordo superiore o sinistro.

Esempi di domande

  • «Quanto ho fatturato questo mese rispetto al mese scorso?»
  • «Chi deve ancora pagarmi?» / «Quali fatture sono scadute?»
  • «Estratto conto di Rossi Srl»
  • «Quali sono le scadenze dei prossimi 7 giorni?»
  • «Quali preventivi sono in attesa di risposta?»
  • «Prodotti sotto scorta» / «Quanta giacenza ho del prodotto X?»
  • «Riepilogo IVA del trimestre per aliquota»
  • «Fatture passive da pagare» / «Quanto ho speso dal fornitore Y quest'anno?»
  • «Prepara un preventivo per Bianchi Spa con 10 ore di consulenza a 60 euro»
  • «Come converto un preventivo in fattura?»

Le azioni che richiedono conferma

Alcune operazioni hanno effetti importanti e non vengono mai eseguite senza il tuo consenso. In questi casi, sotto la chat compare una scheda di conferma con la scritta «Serve la tua conferma», il titolo dell'operazione (es. «Inviare al cliente la fattura …?») e i dettagli (cliente, importo, canale…).

  • Clicca «Conferma ed esegui» per procedere.
  • Clicca «Annulla» per rinunciare: l'assistente risponde «Operazione annullata, non ho eseguito nulla».

La conferma ha una validità limitata (l'orario è indicato sulla scheda, «Valida fino alle …»): passato quel momento va richiesta di nuovo. Le operazioni irreversibili, come le eliminazioni, hanno il pulsante di conferma in rosso.

Richiedono conferma, ad esempio:

  • trasmettere una fattura allo SDI o inviarla via Peppol;
  • annullare una fattura;
  • segnare una fattura come incassata;
  • inviare una fattura al cliente o un sollecito di pagamento;
  • convertire un DDT in fattura;
  • eliminare un prodotto, un preventivo o un DDT;
  • confermare una riconciliazione bancaria;
  • aggiornare i dati fiscali di un cliente;
  • generare il pacchetto per il commercialista;
  • approvare un'assenza o registrare una timbratura.

Limiti

  • Non salva da solo: quando prepara un documento apre e compila il modulo, ma il salvataggio lo fai tu. Le operazioni sensibili partono solo dopo «Conferma ed esegui».
  • Usa solo dati reali: risponde con i dati presenti nel gestionale per l'azienda attiva. Se un dato non c'è (ad esempio un cliente non trovato), te lo dice invece di inventarlo.
  • Rispetta i permessi: può fare solo ciò che il tuo ruolo ti consente di fare.
  • Limite di richieste: se invii molte richieste in pochi minuti compare «Hai inviato molte richieste in pochi minuti. Attendi un momento e riprova». Può esistere anche un limite giornaliero per azienda.
  • Controlla sempre: per le decisioni fiscali e contabili verifica le risposte con il commercialista.

Privacy

  • La cronologia delle conversazioni è personale: ogni utente vede solo le proprie, separate per azienda.
  • L'assistente legge i dati dell'azienda attiva solo per rispondere alle tue domande e solo entro i permessi del tuo ruolo.
  • Le operazioni eseguite tramite l'assistente vengono registrate come le altre attività del gestionale.
  • Evita di scrivere nella chat dati sensibili che non servono alla richiesta (ad esempio password o dati sanitari).

Vedi anche