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HR e presenze

L'area HR e presenze ti aiuta a gestire i dipendenti, le timbrature di entrata e uscita (anche con badge e postazione «kiosk») e le richieste di ferie, permessi e malattia.

Dove si trova

Nella barra in alto apri il menu HR e presenze:

Voce di menu A cosa serve
HR e presenze → Dipendenti Anagrafica del personale, badge e accesso all'app dipendente
HR e presenze → Presenze Timbrature, report giornaliero delle ore e kiosk
HR e presenze → Assenze Richieste di ferie, permessi e malattia da approvare

Ogni pagina richiede un permesso specifico (anagrafica HR, presenze, assenze); creare e modificare dipendenti e approvare le assenze richiede permessi di gestione.

Dipendenti

La pagina Dipendenti mostra la fascia Dipendenti, Attivi, Con accesso app, Cessati e la tabella con Dipendente (nome, matricola e indicazione «Accesso app attivo»), Codice fiscale, Email, Assunto il, Stato. Clicca la riga o «Modifica» per aprire la scheda.

Come inserire un dipendente

  1. Vai in HR e presenze → Dipendenti e clicca «Nuovo dipendente».
  2. Compila Codice (matricola), Nome, Cognome, Codice fiscale ed Email.
  3. Scegli lo Stato: Attivo, Inattivo o Cessato.
  4. (Facoltativo) Imposta una Password login (minimo 8 caratteri): in questo caso l'email è obbligatoria e il dipendente potrà accedere all'app dipendente dalla pagina di accesso riservata ai dipendenti (https://app.exofattura.it/login/dipendente).
  5. Clicca «Salva».

Come assegnare un badge

  1. Apri il dipendente con «Modifica».
  2. Nella sezione Badge inserisci l'UID badge (il codice letto dal badge) e, se vuoi, un'Etichetta.
  3. Clicca «Assegna badge»: il badge compare nella tabella con UID badge, Etichetta, Emesso il e Stato.

Presenze

HR e presenze → Presenze elenca le timbrature del periodo.

  • Fascia di riepilogo: Periodo, Timbrature, Entrate, Uscite, Dipendenti, Anomalie.
  • Filtro: date dal–al, «Filtra» e «Azzera».
  • Colonne: Data/ora, Dipendente, Tipo (Entrata / Uscita), Origine (Kiosk, App dipendente, Assistente AI, API).

Se ci sono anomalie nel periodo, un avviso giallo ti invita a controllare il report giornaliero. In alto trovi i pulsanti «Report giornaliero» e «Kiosk».

Report giornaliero

  1. Da Presenze clicca «Report giornaliero».
  2. Scegli la data e clicca «Vai».
  3. Per ogni dipendente vedi Timbrature, Ore lavorate e Anomalie; la fascia in alto riporta Dipendenti, Ore lavorate totali e Con anomalie.
Anomalia Cosa significa Cosa fare
Entrata senza uscita Il dipendente ha timbrato l'entrata ma non l'uscita Verifica con il dipendente l'orario di uscita
Numero di timbrature dispari Manca un'entrata o un'uscita nella giornata Controlla la sequenza delle timbrature

Kiosk timbrature

Il kiosk trasforma un tablet o un PC all'ingresso in una postazione di timbratura.

  1. Da Presenze clicca «Kiosk» (serve il permesso di timbratura).
  2. Il dipendente avvicina il badge al lettore (o digita l'UID) nel campo «Avvicina badge / inserisci UID».
  3. Clicca «Entrata» o «Uscita».

Suggerimento

Lascia il kiosk aperto a schermo intero su un dispositivo dedicato, collegato con un utente che ha solo il permesso di timbratura.

Assenze

HR e presenze → Assenze raccoglie le richieste di assenza. La fascia mostra Richieste, Da approvare, Approvate, Rifiutate; la tabella ha le colonne Dipendente (con le note), Tipo, Periodo, Stato.

Come inserire una richiesta

  1. Nel riquadro Nuova richiesta scegli il Dipendente e il Tipo assenza (di partenza: Ferie, Malattia, Permesso).
  2. Indica le date Dal e Al ed eventuali Note.
  3. Clicca «Invia richiesta»: la richiesta compare con stato In attesa.

Come approvare o rifiutare

Sulle richieste In attesa usa «Approva» o «Rifiuta»: lo stato diventa Approvato o Rifiutato.

Dati per il consulente del lavoro

Presenze e assenze del mese si possono esportare per il software paghe dello studio (CSV generico, Zucchetti, TeamSystem) da Contabilità → Export e documenti, nel riquadro Export mensile HR / paghe / banca (vedi Per il commercialista).

Attenzione

La gestione del personale in EXOfattura non sostituisce l'elaborazione delle buste paga né gli adempimenti previdenziali e fiscali: coordinati sempre con il consulente del lavoro o il commercialista.

Vedi anche