Fatture passive¶

Le fatture passive sono le fatture (e le note di credito) che ricevi dai fornitori. Registrarle ti permette di sapere quanto devi pagare e quando, di collegare i pagamenti alla banca, di caricare il magazzino e di alimentare registri IVA e liquidazione.

Dove si trova¶

Acquisti e costi → Fatture passive. Per registrare documenti e pagamenti servono i relativi permessi: se i pulsanti «Registra fattura» o «Registra pagamento» non compaiono, chiedi all'amministratore.

Le fatture che ti arrivano tramite SDI vengono importate in automatico nell'elenco: non devi inserirle a mano.

L'elenco¶

Fascia di riepilogo: Documenti, Totale (le note di credito sono sottratte), Da pagare, Scadute, Importate da FiC.
Schede: Tutte e Importate da FiC (documenti storici importati da Fatture in Cloud).

Colonna	Significato
Numero	Numero del documento del fornitore
Fornitore	Ragione sociale
Tipo	Codice del documento (es. TD01 fattura, TD04 nota di credito)
Data	Data del documento
Scadenza	In rosso se scaduta e non pagata
Totale	Le note di credito sono indicate con il segno −
Residuo	Quanto resta da pagare
Stato	Stato del pagamento (vedi sotto)

Clicca una riga (o «Apri») per aprire il dettaglio.

Stati di pagamento¶

Stato	Significato
Non pagata	Nessun pagamento registrato
Parz. pagata	Acconti o pagamenti parziali
Pagato	Importo saldato
Scaduta	Non pagata e con scadenza superata
Importata	Documento storico importato da Fatture in Cloud, in sola consultazione

Note

I documenti importati da FiC si aprono nell'archivio dell'import: si possono consultare ma non modificare né pagare.

Come registrare una fattura passiva¶

Vai in Acquisti e costi → Fatture passive e clicca «Registra fattura».
(Facoltativo) Nel riquadro Importa da PDF trascina il PDF della fattura (con testo selezionabile, max 5 MB): l'intelligenza artificiale precompila i campi e, al salvataggio, il PDF resta tra gli allegati. Se il fornitore non è in anagrafica puoi scegliere «Crea fornitore» o «Continua senza».
In Dati documento scegli il Fornitore da anagrafica (oppure scrivi Nome fornitore, P.IVA / ID fiscale e Paese fornitore).
Scegli il Tipo documento: Fattura (TD01), Nota di credito (TD04), Nota di credito semplificata (TD08) o Altro / non specificato.
Inserisci Numero documento, Data e Scadenza. Per una nota di credito puoi indicare subito la Fattura da stornare.
Se il documento non è in euro scegli la Valuta, inserisci l'Importo originale e usa «BCE» (cambio della Banca centrale europea alla data fattura) e poi «Converti». Se invece vuoi il cambio realmente applicato da banca o carta, scrivi in Addebitato in EUR quanto ti hanno scalato e premi «Usa cambio reale»: il cambio viene calcolato da solo (importo addebitato ÷ importo originale) e il totale in euro coincide con l'addebito, anche nell'autofattura.
Controlla Imponibile (EUR), IVA (EUR), Totale (EUR) e aggiungi le Note.
In Righe documento aggiungi le righe con «+ Riga»: Descrizione, Codice / SKU, Prodotto catalogo, Qtà, Prezzo.
Clicca «Salva».

Attenzione

Controlla sempre che imponibile e IVA corrispondano al documento ricevuto (PDF o XML): un errore qui si ripercuote su registri IVA e liquidazione.

Il dettaglio¶

In alto trovi il breadcrumb Fatture passive / Dettaglio, lo stato di pagamento e il tipo come badge, e la barra azioni:

«Anteprima PDF»: apre il documento in un pannello laterale, con «Scarica» e «Nuova scheda»;
«Registra pagamento»: azione principale, finché c'è un residuo da pagare;
menu «Altro»: «Scarica XML» (se il documento è arrivato in formato elettronico), le azioni di autofattura e «Elimina documento».

Eliminare un documento passivo

Si possono eliminare solo i documenti inseriti a mano che non hanno ancora avuto effetti. Vengono rimossi anche righe, allegati, scritture contabili e riga del registro IVA generate in automatico. L'eliminazione è bloccata, e il menu spiega il motivo, se il documento è arrivato da SDI, ha pagamenti registrati, un'autofattura o una nota di credito collegata, ha caricato merce in magazzino, è riconciliato con la banca oppure se la liquidazione IVA del mese è già confermata.

Sotto c'è la fascia di riepilogo (Fornitore, Data, Scadenza, Totale, Da pagare) e le schede:

dati del documento (imponibile, IVA, totale; per le valute estere anche Importo originale, Cambio → EUR ed eventuale Diff. cambio / fee);
Dettaglio righe (Codice, Descrizione, Prodotto, QT, Prezzo, Totale);
Pagamenti (per le note di credito: Movimenti);
Allegati, Fornitore (con il link «Anagrafica») e Timeline.

Righe, prodotti e magazzino¶

Se una riga è collegata a un prodotto del catalogo, alla registrazione il sistema può caricare il magazzino e aggiornare i costi del prodotto (vedi Cost Engine).

Per collegare una riga dopo la registrazione (ad esempio su una fattura arrivata dallo SDI):

Nella tabella Dettaglio righe clicca «Associa» nella colonna Prodotto.
Cerca il prodotto per nome o codice e clicca «Associa».

Il collegamento viene ricordato per le fatture successive dello stesso fornitore (per codice o descrizione).

Come registrare un pagamento¶

Apri la fattura passiva e clicca «Registra pagamento».
Controlla Data e Importo (proposto pari al residuo) e scegli il Metodo (Bonifico, Contanti, Carta, Altro).
Se hai collegato la banca, scegli il Conto banca e il Movimento bancario in uscita: data, importo e conto si compilano da soli. Se c'è un movimento con lo stesso importo, viene proposto con l'indicazione ★ suggerito.
Aggiungi Riferimento e Note e clicca «Registra».

Nella tabella Pagamenti la colonna Banca indica se il pagamento è collegato a un movimento; se il sistema ha trovato un movimento compatibile vedi Da collegare e il pulsante «Collega banca».

Cosa succede dopo: il residuo si aggiorna e lo stato passa a Parz. pagata o Pagato; scadenziario e banca riflettono il pagamento.

Note di credito ricevute¶

Una nota di credito (TD04 o TD08) riduce il debito verso il fornitore. Nel dettaglio della nota trovi la scheda Fattura stornata:

se il collegamento è avvenuto in automatico vedi la fattura d'origine e il suo residuo;
altrimenti scegli la fattura e clicca «Collega e applica storno».

Nella fattura d'origine compare la scheda Note di credito collegate.

Allegati¶

Nella scheda Allegati clicca «Carica» per aggiungere PDF, XML, ZIP, PNG o JPG (max 15 MB). «Apri / condividi» apre il file tramite un link pubblico: chi riceve il link può aprirlo anche senza accesso all'app.

Autofattura TD17 / TD18 / TD19 (fornitori esteri)¶

L'autofattura per acquisti da fornitori esteri (reverse charge) si crea dalla fattura passiva, non da Vendite → Fatture.

Apri la fattura passiva del fornitore estero.
Sopra i dati del documento trovi il riquadro «Autofattura consigliata», con il tipo suggerito e il motivo: premi «Crea autofattura TD17» (o il tipo indicato). In alternativa, nel menu «Altro» scegli «Crea autofattura TD17», «Crea autofattura TD18» o «Crea autofattura TD19»; quella consigliata è segnata (consigliata).
Si apre l'autofattura in modifica: controlla righe e aliquote, poi conferma e invia allo SDI come una normale fattura (vedi Invio allo SDI).

Tipo	Uso tipico
TD17	Acquisto di servizi dall'estero
TD18	Acquisto di beni intra-UE
TD19	Acquisto di beni già in Italia da soggetto non residente (art. 17 c. 2)

L'autofattura usa una serie numerica dedicata e genera la registrazione contabile del reverse charge (IVA a debito e IVA a credito). Se ne può creare una sola per ogni documento passivo; dopo la creazione il menu «Altro» mostra «Vedi autofattura» e, finché non è stata inviata, «Modifica autofattura».

Il tipo consigliato dipende dal paese del fornitore (UE o extra-UE, letto dall'anagrafica) e dal tipo di acquisto, ricavato dai prodotti a catalogo collegati alle righe o, in mancanza, dalle descrizioni (es. abbonamento, licenza, hosting = servizi; monitor, cavi, ricambi = beni):

Fornitore	Servizi	Beni
UE	TD17	TD18 (TD19 se la merce era già in Italia)
Extra-UE	TD17	Nessuna autofattura: è un'importazione, l'IVA si paga in dogana (TD19 solo se la merce era già in Italia)

Se le righe contengono sia beni sia servizi, o non si capisce di cosa si tratta, il riquadro lo segnala.

Scelta del tipo

Il suggerimento aiuta, ma la scelta tra TD17, TD18 e TD19 dipende dalla natura dell'operazione: in caso di dubbio confermala con il commercialista prima dell'invio allo SDI. Un numero di partita IVA che inizia con EU (regime OSS non-UE) indica un fornitore extra-UE. L'autofattura non è disponibile per fornitori italiani.