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Note spese

La nota spese raccoglie le spese anticipate da te o da un dipendente (trasporti, pasti, alloggio, pedaggi, materiale…) per rimborsarle e registrarle in contabilità. Puoi fotografare lo scontrino dal telefono e lasciare che l'intelligenza artificiale compili i campi.

Dove si trova

Acquisti e costi → Note spese. Tutti gli utenti abilitati possono creare note spese; l'approvazione richiede un permesso specifico (di solito titolare o amministratore).

L'elenco

  • Fascia di riepilogo: Note, Totale elenco, Da approvare, Bozze, Approvate.
  • Schede: Tutte, Bozze, Inviate, Approvate.
  • Filtri: Tutti i dipendenti (visibile a chi approva), date delle spese dal–al, «Filtra» e «Azzera».
  • Colonne: Titolo, Dipendente, Date spese, Totale, Stato.

Clicca una riga per aprirla; nel menu «⋯» trovi «Elimina».

Stati

Stato Significato
Bozza In compilazione: puoi aggiungere e togliere voci
Inviata In attesa di approvazione
Approvata Approvata: le spese sono registrate in prima nota

Come creare una nota spese

  1. Vai in Acquisti e costi → Note spese e clicca «Nuova nota spese».
  2. Inserisci il Titolo (es. «Trasferta Milano — marzo 2026») e il Periodo dal / Periodo al (proposto il mese corrente).
  3. Se le spese le ha sostenute un dipendente, sceglilo in Dipendente (altrimenti lascia — Io / non specificato —).
  4. Clicca «Crea nota spese»: si apre la nota, pronta per le voci.

Come aggiungere le voci

Nella nota in Bozza, sulla destra:

  1. (Facoltativo) Nel riquadro Scatta / carica scontrino tocca per fotografare o scegli un file (JPG, PNG, WEBP, PDF): l'intelligenza artificiale legge lo scontrino e precompila i campi. Controllali sempre.
  2. Nel riquadro Aggiungi voce compila Data spesa, Categoria (Trasporto, Vitto, Alloggio, Pedaggio, Materiale, Altro), Descrizione e Importo (€).
  3. In Pagato con scegli Contanti o Carta; per la carta inserisci le Ultime 4 cifre carta.
  4. Se non hai usato la lettura automatica, allega la Ricevuta.
  5. Clicca «Aggiungi».

Le voci compaiono nella tabella Voci di spesa con Data, Categoria, Descrizione, Pagamento, Importo, Scontrino (anteprima della foto o del PDF) e il totale in fondo. Nella scheda Allegati puoi caricare altri documenti con «Carica» (PDF, JPG, PNG, max 15 MB ciascuno).

Finché la nota è in bozza puoi cambiare il dipendente con Assegna a dipendente (opzionale) e «Salva assegnazione».

Invio e approvazione

  1. Quando hai finito, clicca «Invia per approvazione»: la nota passa a Inviata e non si possono più aggiungere voci.
  2. Chi ha il permesso di approvazione apre la nota e clicca «Approva».
  3. La nota passa a Approvata e le spese vengono registrate in Contabilità → Prima nota.

Attenzione

Eliminare una nota approvata (pulsante «Elimina nota spese») rimuove anche le registrazioni collegate in prima nota. Fallo solo d'accordo con chi tiene la contabilità.

Suggerimento

Allega sempre lo scontrino o la fattura semplificata: semplifica i controlli del commercialista e le verifiche interne.

Vedi anche