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Utenti e ruoli

Da questa pagina inviti i collaboratori (dipendenti, commercialista, agenti…) nell'azienda attiva e decidi cosa può fare ciascuno assegnandogli un ruolo. Ogni utente vede nel menu solo le voci consentite dal proprio ruolo.

Dove si trova

Sistema → Utenti (oppure Sistema → Impostazioni, scheda Utenti). La pagina si intitola Utenti azienda ed è disponibile solo a chi ha il permesso di gestire gli utenti (di norma Proprietario e Amministratore).

Gli utenti e i ruoli valgono per l'azienda attiva (quella scelta nel selettore azienda in alto): se gestisci più aziende, ripeti l'invito in ciascuna.

Ruoli disponibili

Ruolo Profilo tipico Cosa può fare, in sintesi
Proprietario Titolare dell'account Tutto, compresi abbonamento e utenti. Non si assegna con un invito
Amministratore Responsabile amministrativo o IT Gestione completa, utenti compresi
Commercialista Studio professionale Fatture, banca, contabilità, export e report
Commerciale Venditore, agente Clienti, preventivi, ordini, contratti
Magazziniere Logistica Prodotti, magazzino, DDT
Operatore Back-office Operatività quotidiana sui documenti
Responsabile HR Ufficio personale Dipendenti, presenze e assenze
Revisore Controllo, audit Sola lettura fiscale e registro attività
Sola lettura Consultazione Lettura generale, senza modifiche
Cliente Cliente finale Solo i propri documenti nel portale

Nel menu Ruolo possono comparire anche ruoli legati alla verifica dell'azienda (es. Legale rappresentante, Delegato, Operatore fatturazione, Visualizzatore).

Come invitare un utente

  1. Apri Sistema → Utenti.
  2. Nel riquadro Invita utente compila Nome, Cognome ed Email.
  3. Scegli il Ruolo. Se scegli Cliente, compare il campo Cliente collegato: seleziona il cliente dell'anagrafica a cui appartiene la persona. È obbligatorio, perché l'utente vedrà solo fatture, preventivi e documenti di quel cliente.
  4. Imposta la Scadenza invito (giorni) (da 1 a 30, predefinito 7).
  5. Clicca «Invia invito».

L'email parte da noreply@exobyte.it con il link per completare la registrazione. Chi non ha ancora un account deve poi confermare il proprio indirizzo email prima del primo accesso. Dopo l'invio si apre una finestra con il Link di invito e il pulsante «Copia»: puoi girare il link al collega anche via chat, se l'email non arriva. Se la persona ha già un account EXOfattura, il link non viene mostrato: riceve l'invito per email e lo accetta dopo aver fatto l'accesso con la stessa email.

Quali ruoli puoi assegnare

Il ruolo Proprietario non si assegna mai con un invito. Amministratore e Legale rappresentante li assegna solo il proprietario. Gli altri utenti possono assegnare solo ruoli con permessi non superiori ai propri e non possono modificare il proprio ruolo.

Note

Se generi un nuovo link per lo stesso invito, quello precedente non è più valido.

Inviti in attesa

Gli inviti non ancora accettati compaiono nel riquadro Inviti in attesa, con ruolo e data di scadenza:

  • «Reinvia»: invia di nuovo l'email (e genera un nuovo link);
  • «Revoca»: annulla l'invito.

Come cambiare il ruolo o rimuovere un utente

Nel riquadro Membri trovi l'elenco degli utenti con Ruolo e Stato.

  1. Nella riga dell'utente scegli il nuovo ruolo dal menu a tendina.
  2. Clicca «Salva».

Per togliere l'accesso all'azienda clicca «Revoca» sulla riga e conferma: l'utente viene eliminato dall'azienda. La riga del Proprietario non è modificabile.

Suggerimento

Applica il principio del minimo privilegio: al commercialista il ruolo Commercialista, al magazziniere quello Magazziniere. Si riducono errori e accessi non necessari.

Vedi anche