Preventivi¶
Il preventivo formalizza un'offerta al cliente. Non ha valore fiscale: lo diventa solo quando lo trasformi in fattura (direttamente, tramite DDT o tramite ordine).
Dove si trova¶
Vendite → Preventivi. Per creare e modificare serve un utente con permessi di scrittura.
L'elenco preventivi¶
La fascia di riepilogo mostra, sull'elenco filtrato:
| Indicatore | Significato |
|---|---|
| Preventivi | Numero di preventivi in elenco |
| Valore totale | Somma dei totali |
| In attesa di risposta | Importo e numero dei preventivi in stato Inviato |
| Accettati | Importo e numero degli Accettati e Completati |
| Tasso di accettazione | Accettati sul totale dei preventivi con una risposta (accettati + rifiutati) |
Schede di stato: Tutti, Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Scaduto, Completato, Importata.
Filtri: ricerca «Cerca numero o cliente…», selettore Tutte le origini / Solo importati, pulsanti «Filtra» e «Azzera».
Colonne: Numero, Cliente, Data, Validità, Totale, Stato. Nella colonna Validità compaiono gli avvisi «Scaduto», «Scade oggi» o «Tra N gg» (ultimi 7 giorni) per i preventivi ancora in Bozza o Inviato.
I preventivi importati da altri programmi sono in sola consultazione: il pulsante «Archivio» apre il documento importato.
Come creare un preventivo¶
- Vai in Vendite → Preventivi e clicca «Nuovo preventivo».
- Sezione Intestazione: scegli il Cliente, la Data, Valido fino al (proposto a 30 giorni), la Serie e controlla il Numero proposto.
- Sezione Righe: per ogni riga scegli un Prodotto dal catalogo o scrivi a mano Descrizione, Quantità, prezzo, Sconto % e IVA. Usa «+ Riga» per aggiungerne altre. Attiva Prezzi ivati se inserisci importi IVA inclusa.
- Su una riga puoi spuntare «Rinnovo / promemoria» per canoni e servizi ricorrenti: indica Inizio periodo, Fine / scadenza, Ricorrenza (Annuale, Mensile, Una tantum) e Promemoria (giorni prima).
- Sezione Pagamento e note: scegli la Modalità fatturazione (Manuale, Immediata, Fine mese, A milestone), il Metodo di pagamento, l'eventuale Marca da bollo € 2,00 e le Note.
- Controlla i totali nella barra in basso (Imponibile, IVA, Bollo, Totale) e clicca «Salva preventivo».
Il preventivo nasce in stato Bozza.
Piano pagamento (modalità «A milestone»)¶
Con Modalità fatturazione → A milestone compare il riquadro Piano pagamento:
- Aggiungi le rate con «+ Rata»: per ognuna indica Etichetta, %, e Scadenza (All'accettazione oppure Giorni dopo accettazione con i Giorni). L'Importo si calcola da solo.
- La somma delle percentuali deve essere 100% (il totale diventa verde).
- Scegli Creazione fattura:
- Creazione manuale — a scadenza ricevi un promemoria e crei la bozza con «Crea bozza»;
- Creazione automatica — a scadenza il sistema prepara la bozza della fattura. L'invio allo SDI resta a tuo carico.
All'accettazione del preventivo si calcolano le scadenze; le rate compaiono in Vendite → Fatture con stato Programmato. Con più rate, le rate intermedie sono emesse come TD02 (acconto) e l'ultima come TD01; con una sola rata al 100% resta TD01.
Marca da bollo e regime forfettario¶
Se la tua azienda è in regime forfettario (RF19), l'aliquota proposta è 0% N2.2 e il salvataggio blocca righe con IVA maggiore di zero. Se il totale supera 77,47 € la marca da bollo € 2,00 viene proposta in automatico. Il bollo viene riportato sulla fattura quando converti il preventivo.
Il dettaglio del preventivo¶
In alto trovi il percorso «Preventivi / Dettaglio», il titolo Preventivo N. e lo stato.
Barra azioni¶
| Dove | Azione | Quando compare |
|---|---|---|
| Gruppo PDF | «Anteprima PDF» e icona per aprirlo in una nuova scheda | Sempre (con permesso di lettura) |
| Visibile | «Modifica» | Bozza, Inviato o Accettato, se non ancora convertito |
| Visibile | «Conferma / firma» | Bozza o Inviato |
| Visibile | «Invia documento» | Se hai il permesso di invio email o PEC |
| Visibile | «Vedi fattura» | Se il preventivo è già stato convertito |
| Visibile | «Segna inviato» | Bozza |
| Visibile | «Accetta» | Inviato |
| Visibile | «Converti in ordine» | Accettato, senza ordine collegato |
| Visibile | «Converti in fattura» | Accettato, non ancora convertito, modalità diversa da Fine mese |
| Visibile | «Link pagamento» / «Apri link pagamento» / «Collega RoxPay» | Bozza, Inviato o Accettato, se RoxPay è attivo |
| Menu «Altro» | «Link pagamento Mollie» / «Apri link Mollie» / «Collega Mollie» | Bozza, Inviato o Accettato, se Mollie è attivo e RoxPay non è collegato |
| Menu «Altro» | «Segna rifiutato» | Inviato |
| Menu «Altro» | «Elimina» | Se l'eliminazione è consentita |
| Menu «Altro» | «Vedi ordine N.» | Se esiste un ordine collegato |
| Menu «Altro» | «Registro» | Sempre: chi ha creato o modificato il documento |
Attenzione
«Elimina» rimuove anche fatture e DDT collegati non ancora inviati allo SDI. L'operazione è irreversibile.
Fascia riepilogo e contenuto¶
Sotto la barra: Cliente, Data, Valido fino al (in rosso con «scaduto» se la validità è passata) e Totale.
Il riquadro Anteprima preventivo riporta cliente e recapiti, date (emissione e validità), modalità di fatturazione, note, righe (Codice, Descrizione, Quantità, Prezzo, Sconto, IVA %, Totale) e i totali. In fondo la sezione Rinnovi e promemoria permette di attivare e modificare i rinnovi riga per riga e salvarli con «Salva rinnovi».
A destra: Note collegate (annotazioni del team) e, se è stata richiesta una firma, il riquadro di firma.
Prossimi passi (preventivo accettato)¶
Quando il preventivo è Accettato e non ancora fatturato compare il riquadro Prossimi passi, con una spiegazione in base alla modalità di fatturazione e i pulsanti:
- «Converti in fattura» (non per modalità Fine mese);
- «Crea DDT»;
- «Crea ordine — da evadere» e «Crea ordine — già evaso» (se non c'è già un ordine);
- «Fatt. fine mese» (solo modalità Fine mese).
Nessun passaggio è obbligatorio. Se il preventivo è stato fatturato da DDT o da ordine, la conversione diretta non è più possibile: le fatture restano collegate al preventivo.
Stati del preventivo¶
| Stato | Significato | Come ci arriva |
|---|---|---|
| Bozza | In lavorazione | Alla creazione |
| Inviato | Proposto al cliente | «Segna inviato», oppure quando il cliente apre il link di conferma |
| Accettato | Confermato dal cliente | «Accetta», oppure accettazione/firma dal link |
| Rifiutato | Non accettato | «Segna rifiutato», oppure rifiuto dal link |
| Scaduto | Validità superata senza risposta | Automatico |
| Completato | Pagato online: fattura emessa e incassata | Automatico dopo il pagamento online (RoxPay o Mollie) |
| Importata | Arriva da un altro programma | Sola consultazione |
Conferma e firma del cliente¶
- Dal dettaglio clicca «Conferma / firma».
- In Tipo link scegli:
- Accettazione senza firma;
- Link con firma sul documento;
- Firma eIDAS (se attiva sul tuo piano; consuma crediti e richiede il Cellulare firmatario per il codice via SMS).
- In Invio al cliente puoi spuntare Email e/o WhatsApp, oppure lasciare vuoto per generare solo il link.
- Clicca «Genera link» (o «Invia link», «Avvia firma eIDAS»).
Il link compare in un riquadro in cima al dettaglio con il pulsante «Copia». Quando il cliente accetta o firma, il preventivo passa ad Accettato; nel riquadro di firma trovi stato, scadenza e timeline. Con la firma eIDAS sono disponibili «PDF firmato», «Audit trail» e «ZIP evidenze». Dettagli in Firma e accettazione documenti.
Invio del preventivo¶
Clicca «Invia documento»: nella finestra Invia preventivo scegli il Tipo comunicazione, il Canale di invio (WhatsApp, SMS, Email, PEC) e il destinatario, poi «Invia». Vedi Invio al cliente.
Il messaggio (WhatsApp, SMS o email) riporta l'importo, i dati del bonifico (intestatario, IBAN, causale) e, se RoxPay o Mollie è collegato, il link per pagare online con carta, come il PDF.
Pagamento online¶
Se RoxPay è collegato, da un preventivo in Bozza, Inviato o Accettato clicca «Link pagamento»: il cliente paga con carta, Apple Pay o Google Pay sulla pagina di pagamento con il logo della tua azienda. Dopo il pagamento il preventivo viene accettato (se non lo era), la fattura viene creata e incassata e il preventivo passa a Completato. Se il preventivo ha righe in rinnovo, il link può attivare il rinnovo automatico su carta. Vedi Pagamenti online con RoxPay.
Le aziende senza RoxPay possono usare Mollie dal menu «Altro» → «Link pagamento Mollie» (vedi Pagamenti online con Mollie).
PDF del preventivo¶
«Anteprima PDF» apre il PDF in un pannello laterale con «Scarica» e «Nuova scheda». Stile e colore si scelgono in Sistema → Impostazioni, riquadro Preferenze (Stile PDF documenti e Colore documenti).
Collaborazione
Se più persone modificano lo stesso preventivo, vedi chi è presente e quali sezioni sono in uso. Vedi Collaborazione.